مهارتهای ارتباطی نویسنده: شبکه عالم - ۱۳٩٠/٢/٩

در برقراری ارتباط در انتخاب و کاربرد واژه ها و جمله ها بسیار سنجیده عمل کنیم:
1- از واژه های بی طرفانه استفاده کنیم: باید از واژه هایی استفاده کرد که ارتباط را به سوی رسیدن به هدف هدایت کنند. مثلا  سریع به جای ناگهانی، متغیر به جای ناپایدار، انعطاف پذیر به جای دهن بین و...
2- از جمله های مثبت استفاده کنیم: جملا ت دارای بار مثبت و منفی هستند که باید از جملا ت با بار احساس منفی استفاده نکنیم. مثلا  به جای «این قدر تو حرف هایم ندو!» از جمله «اجازه بدهید حرف هایم را تمام کنم!» استفاده کنیم. یا به جای جمله «این قدر از زیر کار در نرو!» از جمله «با وجود این که مقدار زیادی کار روی میز دارید، مشغول روزنامه خواندن هستید؟» استفاده کنیم.
3- از واژه ها و جملا ت دقیق استفاده کنیم: برای صحبت کردن با کارکنان از واژه ها و جمله های دقیق استفاده کنیم. یک واژه و جمله ای که به کار می بریم باید دارای شش خصوصیت زیر باشد:
- صراحت: کلمه ها و جمله ها روشن و صریح باشند تا بتوانند منظور ما را به طرف مقابل منتقل کنند.
- کوتاه بودن: مطالب را کوتاه و مختصر بیان کنیم تا طرف مقابل شوق شنیدن را از دست ندهد.
- دقیق بودن: پیام خود را کامل و دقیق بیان کنیم.
- مودبانه بودن: رفتار زاییده رفتار است. پس اگر مودبانه صبحت کنیم، فرد مقابل نیز مودبانه به ما پاسخ خواهد داد.
- صحیح بودن: پیام هایی که به فرد مقابل ارائه می کنیم باید صحیح باشند.
- مملوس بودن: مطالب و پیام های ما باید عینی و ملموس باشند.

 چگونه مهارت های ارتباطی
مستقیم را تقویت کنیم؟

 اثرگذارترین روش ارتباطی، ارتباط مستقیم (چهره به چهره) است. بیشتر مدیران به این نتیجه رسیده اند و کوشش می کنند کارها را به روش حضوری با کارکنان در میان بگذارند. ارتباط حضوری یا چهره به چهره هنگامی کاملا  تاثیرگذار خواهد بود که بعضی نکات ویژه را رعایت کنیم. این نکات موجب تسهیل برقراری ارتباط و درک پیام ما از سوی کارکنان مخاطب خواهند شد. مهم ترین آنها عبارتند از:
1- پرهیز نکردن از لهجه: سعی کنید لهجه خود را پنهان نکنید، اما توجه داشته باشید که باید واضح صحبت نمایید. اگر همکاران و ارباب رجوع گفته های شما را به آسانی درک نمی کنند، پس آرام تر صحبت کنید.
2- تقویت فنون گفت وگو: فنون گفت وگو را تمرین و تقویت کنید. به علا وه، افراد را با نامشان صدا بزنید. همواره سوال کنید، علا قه نشان دهید و با دقت گوش کنید.
3- قطع نکردن صحبت طرف مقابل: هیچ وقت صحبت های طرف مقابل را قطع نکنید، مگر این که از موضوع بحث خارج شده باشد. چنانچه فردی با مکث و به کندی صحبت می کند، جمله های او را تمام شده تلقی نکنید. با حرکت لب، حرف های وی را تکرار نکنید. او را برای ادامه صحبت کمک ننمایید و همواره صبور باشید.
4- تقویت کردن شیوه بیان: نه تنها صحبت هایتان در خاطره ها می ماند، بلکه شیوه بیان شما نیز در اذهان ثبت می شود. در این راستا، از لحن تند و خشن اجتناب ورزید و هرگز با کارکنان با لحن تحقیرآمیز صحبت نکنید. هنگام صحبت با مسوولا ن با لحن چاپلوسانه نیز صحبت ننمایید.
5- تند و بلند صحبت نکردن: هیچ گاه خیلی تند یا خیلی بلند صحبت نکنید. اگر احساس می کنید آهنگ صدایتان یکنواخت است، یک نفس عمیق بکشید و کوشش نمایید با قدرت بیشتری هنگام صبحت کردن هوا را بیرون بدهید.
6- برقراری ارتباط با نگاه کردن: سعی کنید با نگاه کردن ارتباط برقرار کنید. البته به طرف مقابل زیاده از حد هم خیره نشوید. ارتباط گران قوی، اولین تماس چشمی خود را قطع نمی کنند. بلکه پس از چند ثانیه و به تدریج این کار را انجام می دهند. هنگامی که با فردی به صورت چهره به چهره صحبت می کنید، در آن واحد به هر دو چشم او نگاه کنید.
7- تمرکز کردن بر گفت وگو: تمام توجه تان را به گفت وگو معطوف کنید. اگر با کسی صحبت می کنید، نباید هیچ مساله ای باعث حواس پرتی شما بشود. از نظر فردی که با وی صحبت می کنید، ناشایست و بی ادبانه است که مرتب به این سو و آن سو نگاه کنید.
8- پرهیز از صحبت زیاد: تنها خودتان صحبت نکنید، بگذارید طرف مقابل هم حرفش را بزند. به واکنش های او دقت کنید و مطمئن شوید که منظور شما را فهمیده است. حتی هنگامی که سعی دارید طرف مقابل را متقاعد سازید، بیشتر نیمی از زمان گفت وگو را به خودتان اختصاص ندهید.
9- تشویق افراد به صحبت کردن: افراد مقابل را تشویق کنید تا درباره خودشان صحبت کنند. مهارت آنها را ارج بگذارید و از آن استفاده کنید.
10- زیاد جدی نبودن: در کارها جدی باشید، نه خیلی زیاد و نه در همه اوقات! بیش ازحد جدی بودن مصاحبت با شما را کسالت آور می کند. مجبور نیستید لطیفه تعریف کنید، اما دنبال نکته های جالب و خوشمزه ای که در رخدادهای روزمره پیش می آید، بگردید و آنها را برای کارکنان و ارباب رجوع تعریف کنید. تنها ماجراهای خنده آور را که برای خودتان اتفاق می افتد، تعریف کنید. البته به یاد داشته باشید دیگران را مسخره نکنید.

مبانی مهارت های ارتباط
غیرکلا می

 ارتباط کلا می یا زبان کلا می در ارتباطات نقش عمده ای دارد. اما نباید از ارتباط یا زبان غیرکلا می غافل شد. در زندگی روزمره با نمونه هایی از ارتباطات غیرکلا می احاطه شده ایم.
«زبان رفتار» که بخش عمده ای از ارتباطات غیرکلا می را تشکیل می دهد، شامل رفتارهایی است که به کمک آن ها بهتر می توانیم با دیگران ارتباط برقرار کنیم. مانند نحوه نشستن، حرکات بدن، حالت های صورت و...
زمانی که در خیابان قدم می زنیم، احساس ما تحت تاثیر علا ئم راهنمایی و رانندگی، ویترین مغازه ها، تابلوها، پرچم ها، لباس های شیک، ماشین های آخرین مدل و غیره است. این ها همگی رسانه های ارتباطی غیرکلا می به حساب می آیند. نمونه دیگری از زبان رفتاری، زبان علا ئم است که توسط افراد ناشنوا مورد استفاده قرار می گیرد. در این روش پیام ها با حرکات سر و دست بیان می شوند.
زبان رفتار، زبان احساس و عواطف و هیجانات درونی انسان است. ما همه روزه با مشاهده حالت ها، تغییرات قیافه، لحن صدا و حرکات بدن به طور غیرارادی ذهن و درون افراد مختلف را می خوانیم، سریعا درک می کنیم که آنان نسبت به ما چه احساسی دارند.
در فرآیند ارتباطات غیرکلا می، خبرگی و استفاده به جا از زبان رفتار بسیار مهم است. پس آموختن زبان رفتار و کسب مهارت در آن برای برقراری ارتباط با دیگران بسیار سودمند می باشد.

 زبان رفتار چه  مزیتی دارد؟

 در صورت آگاهی و داشتن مهارت، زبان رفتار می تواند مزایای متعدد زیر را برای ما به ارمغان بیاورد:
- ارتباطات بیشتر، بهتر و کامل تری با دیگران داشته باشیم.
راحت تر دیگران را برای برقراری رابطه به طرف خود جذب کنیم.
- اختلا ف نظر، سو» تفاهم و آغاز هر تعارضی را پیشاپیش تشخیص دهیم.
- حمایت، توافق و دلگرمی را دریابیم.
- زمان سخن گفتن و زمان سکوت کردن را تشخیص داده و آن را در خود تقویت نماییم.
زبان گفتاری تنها وسیله ارتباطی انسان نیست. زیرا پیام های انسانی چنان پیچیده اند که هیچ کلا می گویای آن نیست. به همین دلیل، گاهی یک نگاه، لحن صدا یا یک حرکت سر و دست، حامل پیامی است که از عمق درون سرچشمه می گیرد و معنای ارتباط را مشخص می سازد. زبان رفتار کامل ترین وسیله ارتباط نیست. اما غالبا روشن تر از  زبان کلمات و گفتار سخن می گوید. چرا که زبان احساسات و عواطف است. زبان رفتار (لحن صدا، تغییرات چهره، حرکات دست و سر و....) منشا درونی دارد. در واقع این زبان تصویری است که ما در ذهنمان از خود ساخته ایم. این تصویر محدوده گفتار و اعمال ما را مشخص و تعیین می کند.
چگونه بر دیگران تاثیرگذار باشیم؟
اگر می خواهیم برای برقراری ارتباط با دیگران موفق باشیم، باید عزت نفس را در خودمان تقویت کنیم. برای این کار می توان راهکارهای ذیل را مورد توجه قرار داد:
- به جای ملا مت خود در قبال اشتباهات، آن ها را به منزله تجربه ای ارزشمند تلقی کنیم.
- به جای نشستن در خانه، با دیگران معاشرت داشته باشیم.
- به جای پرخوری و تن پروری مراقب جسم و مال خود باشیم.
- به جای تکیه بر نقاط ضعف، به موفقیت های خود بیندیشیم.
- به جای ارتباط با عموم، با افراد بزرگ منش و موفق نشست و برخاست کنیم.
- به جای خرده گیری از خود و دیگران، در خود و دیگران به دنبال خوبی ها بگردیم.
- به جای کم اهمیت نشان دادن خود در مقابل تحسین دیگران، از آن ها تشکر کنیم.
همیشه نخستین برخورد ما با دیگران تاثیر عمیقی در آن ها می گذارد و تصویری جاودانه را از ما در ذهنشان حک می کند. این تاثیرات می تواند نقطه آغازی برای ارتباطی پویا باشند یا فرصت های مناسب را برای ارتباطی موثر از چنگ ما بیرون آورند. شواهد نشان داده است که مواردی مانند وضع لباس پوشیدن، آرایش مو، عینک، کلا م و خلا صه آراستگی ظاهر نزدیک به 51 درصد در نخستین تاثیری که بر دیگران می گذاریم، نقش دارند. مابقی آن یعنی 49 درصد از نخستین را نیز زبان رفتار تعیین می کند.
مهمترین عوامل که در تاثیرگذاری ما بر دیگران نقش دارند، عبارتند از:
1- لباس پوشیدن: در محیط کار به ظاهر خود توجه کنیم. از ضوابطی که بر محل کارمان حاکم است، پیروی نماییم. اگر قصد داریم در پست خود ارتقا یابیم، باید ظاهر خود را همانند کسانی آراسته کنیم که قبلا  این موفقیت را احراز کرده اند، به علا وه اگر می خواهیم در شغل و حرفه خود فردی با کفایت و کارآمد باشیم، بهترین لباس را که بودجه مان اجازه می دهد، برای خود تهیه کنیم. توجه داشته باشیم در نخستین برخورد از روی سر و وضع ما به داوری می نشینند.
2- اهمیت دادن به زبان رفتار: زبان رفتار می تواند بیشترین تاثیر را از ما بر دیگران بگذارد، پس باید به آن اهمیت دهیم. تغییرات فیزیولوژیکی مهمی که می تواند توجه و احترام دیگران را به سوی ما جلب کنند، عبارتند از: حرکت آرام دو دست، صاف و شق ایستادن، صاف نشستن (قوز نکردن)، سر را بالا  نگهداشتن، نگاهی ثابت و نافذ داشتن،  آرواره سست و نرم (اما نه شل و ول)، حالت چهره ای که نمایانگر احساسات درونی باشد، لبخند زدن (یک لبخند خالصانه موجب ایجاد نیرویی سرشار از شادمانی در سیستم بدن می شود) و...
3- توجه کردن به لحن کلا م: لحن کلا م ما باید خصوصیاتی داشته باشد تا در ارتباطات به هدف خود نایل شویم. این خصوصیات عبارتند از:
- اولین کلمه هایی که از دهان، خارج می شود، لحن کلا ممان را مشخص می کند.
- صدایمان باید آرام، منظم و نیرومند باشد.
- صدایمان بیش از حد بلند یا کوتاه نباشد.
- کلمات را به شیوه ای روان پشت سر هم ادا کنیم. از تامل بی جا خودداری نماییم.
- روی کلمات و جمله های مهم تکیه کنیم.

 

  نظرات ()
.: Weblog Themes By SlideTheme :.